14001 vaatimus viestinnästä

Jotkin uuden ISO 14001-standardin muutoksista näyttävät erittäin laajoilta ja jopa hankalilta toteuttaa. Osa muutoksista eivät tunnu vaativan suurta remonttia järjestelmiin ja käytäntöön. Vaatimus viestinnästä ja eri tahojen keskeisestä kommunikoinnista kuuluu ensimmäiseen ryhmään. Tässä on kenties koko standardin haastavin uudistus.

Standardin kohta 7.4 vaatii jatkossa ”reliable” (luotettavaa/tutkittua) vaikuttavuutta viestintään. Samoin vaatimus siitä että kommunikointi linkittyy toiminnan ja järjestelmän vaikuttavuuden arviointiin, tulee olemaan monelle yritykselle pohdintaa aiheuttava vaatimus. Lisäksi kyseinen standardin kohta vaatii suunniteltujen ja kontrolloitavissa olevien prosessien olemassaoloa, tämä monella yrityksellä toki on toteutettu. Missä määrin aiemmat vaatimukset muuttavat nykyisiä käytäntöjä, jää yrityksen ympäristövastuullisten pohdittavaksi.

Uuden standardin yksi ideoista viestinnän suhteen on siirtää ajatus ympäristöviestinnästä viestintään, jossa ympäristöasiat ovat osa sisällöstä. Tarkoituksena siis mitä ilmeisimmin muuttaa ajatusta viestinnästä ympäristöasioiden suhteen niin ettei enää aiemmassa määrin viestitä yksittäisiä asioita, vaan suurempia kokonaisuuksia suuremmalle kohderyhmälle. Toki kohdennettua viestintää edelleen tarvitaan. Viestinnän muodot tulevat tämän johdosta monipuolistumaan.

Yrityksen tulee jatkossa huomioida paitsi mitä se itse viestii sisäisesti ja ulkoisesti, myös mitkä sidosryhmät viestivät meille tärkeistä asioista ja miten näiden viestintään suhtaudutaan. Mind mappiä monessa yrityksessä tarvitaan mietittäessä millaisen kuvan henkilökuntamme sekä alihankkijoidemme toiminta antaa ympäristöjärjestelmämme ja arvojemme toteutumisen tilasta.

Lukiessa uutta 14001-standardia herää kysymys mitä on ympäristöviestintä (environmental information). Pörssiyhtiöiden käyttämä malli vuosi- ja kvarttaaliviestinnästä voisi olla yksi esimerkki. Näissä usein kerrotaan toiminnan ympäristöarvoista ja tavoitteista, sekä näiden saavuttamisen tasosta. Samoin tiedotteissa näkee numeerisia toteumia, sijoittajanäkökulmaa sekä hallituksen puheenvuoron. On hyvä muistaa, että myös ympäristöasiat on hyvä määritellä mitattaviksi ja analysoitaviksi, jolloin niistä voi luotettavasti kommunikoida sekä osoittaa toteumat.

Tuo maininta “luotettavasti” saattaa osoittautua hankalaksi. Yleinen käsitys lienee: jotta voimme pitää viestintäämme luotettavana, sen vaikuttavuutta tulee kontrolloida. Kysyttäessä IEMAn asiantuntijalta Martin Baxterilta asiaa oli vastaus: “One thing to emphasise is that the standard is not requiring that all environmental information is audited, but that it is controlled”. Viestinnän vaikuttavuutta siis ei ole tarkoitus laajassa määrin sisäisesti auditoida, mutta sen pitää olla kontrolloitua.

Sivustollamme www.facebook.com/HSEQpalvelut voit tarkastella uuden standardin odotettavissa olevia merkittäviä 14001 vaatimusmuutoksia.

ISO 14001:2015

Kansainvälinen standardisoimisjärjestö ISO on julkaissut 15. syyskuuta uudistetun version ympäristöjärjestelmästandardista ISO 14001. Ympäristöjärjestelmästandardin uudistus vastaa standardin käyttäjäkunnan tarpeisiin, kasvaviin ympäristöhaasteisiin ja yhteiskunnallisiin odotuksiin. Standardin perusperiaatteet – kuten ympäristöjärjestelmän rakenteen perustana oleva PDCA-malli (plan, do, check, act) – säilyvät.

ISO 14001:2015 on vahvistettu eurooppalaiseksi standardiksi. SFS vahvistaa uuden ISO 14001 -standardin kansallisesti tunnuksella SFS-EN ISO 14001 ja julkaisee sen suomennoksen marraskuussa 2015.

Mikä muuttuu?

Keskeisimmät muutokset liittyvät seuraaviin asioihin:

  • Strateginen suunnittelu: Ympäristöasiat on sisällytettävä osaksi organisaation strategisen suunnittelun prosesseja. Uudet vaatimukset koskevat toimintaympäristön analysointia, sidosryhmien tarpeiden ja odotusten kartoitusta, riskien hallintaa ja mahdollisuuksien tunnistamista.
  • Johtajuus: Organisaation johdon vastuita ja sitoutumista korostetaan. Johdon vastuulla ovat mm. ympäristötavoitteet ja niiden yhdenmukaisuus organisaation strategian kanssa sekä ympäristöjärjestelmän tuloksellisuus.
  • Ympäristönsuojelu: Jatkuvaa parantamista koskien painopiste siirtyy ympäristöjärjestelmän parantamisesta ympäristönsuojelun tason parantamiseen. Organisaation sitoumuksiin voivat sisältyä mm. resurssien kestävä käyttö, ilmastonmuutoksen lieventäminen ja biodiversiteetin suojelu.
  • Elinkaariajattelu: Ympäristönäkökohtien hallinnassa organisaation on laajennettava näkökulmaa tuotteen tai palvelun elinkaareen. Tämä ei edellytä elinkaariarvioinnin tekoa.
  • Ulkoistetut prosessit: Ulkoistettujen toimintojen merkittäviä ympäristönäkökohtia tulee ohjata tai niihin tulee vaikuttaa sopivin hallintakeinoin.
  • Viestintä: Organisaation on luotava prosessit sisäiselle ja ulkoiselle viestinnälle. Informaation luotettavuus on varmistettava.
  • ISOn hallintajärjestelmästandardien yhteinen viitekehys: Uudistettu ISO 14001 noudattaa samaa yhteistä rakennetta sekä samoja avaintermejä ja määritelmiä kuin joukko muita kansainvälisiä johtamisen standardeja kuten laadunhallinnan ISO 9001:2015 ja valmisteilla oleva työterveyden ja –turvallisuuden standardi ISO 45001. Tämä helpottaa standardien rinnakkaista käyttöä ja vaatimusten sisällyttämistä organisaation johtamisjärjestelmään ja liiketoimintaan.

Organisaatioilla, joilla on akkreditoitu ISO 14001:2004 -sertifikaatti, on kolme vuotta aikaa muuttaa ympäristöjärjestelmänsä vastaamaan uutta ISO 14001:2015 -standardia.

HSEQ-palvelut, HSEQ, laatu, ympäristö, turvallisuus, KATAKRI, 9001, 14001, 18001, 45001, ISO 13485, johtamisjärjestelmä, konsultointi, laatujärjestelmän rakentaminen