Tuotantokyvyn varmistamiseksi yrityksen on hyvä tehdä toimittaja-arviointeja. Auditointilajina toimittaja-auditointi on useassa standardissa vaatimus, mutta tapa, jolla auditointi tulee suorittaa, on vapaasti valittavissa.
Perinteisessä ison yrityksen toimittaja-auditointimenettelyssä toimittaja-arviointia suorittaa yrityksen laatuorganisaatio. Tässä mallissa etuna on etukäteisharkinta auditoinnin sisällöstä sekä auditoijan (oman laatuorganisaation henkilöstön) kyky toteuttaa auditoinnit tasalaatuisina ja vertailukelpoisina muihin auditointeihin nähden.
Vaihtoehtona on toteuttaa auditointi oman yrityksen asiantuntijavoimin. Esimerkiksi hankintaorganisaatiolla on syvällistä tuntemusta yrityksen hankinnan onnistumisista ja haasteista, joita peilataan toimittaja-auditoinnissa toimittajan tuotantokykyyn ja -varmuuteen. Tuotanto-organisaation yhden prosessivaiheen osaajan suorittama toimittaja-arviointi pystyy ottamaan kantaa meidän yrityksemme tuotantoprosessin suorituskykyyn.
Viime aikoina omassa toiminnassani olen ajanut näiden kahden auditointimenettelyn yhteensovittamista. Jolloin auditointitapahtuma on tarkkaan etukäteen harkittu ja mittaristo asetettu omien prosessien parantamisen ja riskienhallinnan näkökulmasta, kuitenkin niin että arvioinnin suorittaa yrityksen asiantuntijaorganisaatio, jolloin saamme hyödyn esimerkiksi hankintaorganisaation tai tuotannon riskienhallinnan parantamiseksi. Samalla hankintaorganisaatio pystyy itse näkemään ja keskustelemaan toimittajan kanssa hankintojen kehittämisestä.
Asiantuntijan käyttö toimittaja-arvioinneissa antaa mahdollisuuden käydä toimittajan kanssa läpi yksityiskohtaisesti millä tavoin yhteistyötä voidaan tiivistää ja millaista kehittämistä juuri meidän yrityksemme odottaa toimittajalta. Tämä on molemmille osapuolille ehdoton etu:
- oma yrityksemme hyötyy toimittajan meihin kohdistetuista kehitystoimista
- toimittaja itse saa varmuutta asiakkuuden jatkuvuudesta pystyessään kehittämään tuotettaan ja toimitusketjuaan juuri meidän yrityksemme suuntaan
Tuon viimeisenä kuvattu menettely vaatii omassa organisaatiossa asiantuntijan koulutusta auditointiin (joka muutoinkin on standardien vaatimus) ja halua kehittää sekä varmistaa oman prosessin riskienhallintaa. Tällöin asiantuntija astuu ulos omalta mukavuusalueelta ja häneltä vaaditaan otetta yrityksemme toiminnan kehittämiseksi ja varmistamiseksi. Johdon näkökulmasta tätä on helppo vaatia, mutta käytännössä vaatii henkilöltä panostusta firman kehittämiseksi eikä hoidu ”olen täällä vain töissä” -asenteella.
Miten arvioida toimittajaa
Auditointitapahtuma jossa arvioidaan toimittajan suoriutumiskykyä tilauksiin nähden on usein käytetty menetelmä toimittaja-arvioinneissa. Lähtökohtaisesti tämän menettelyn tulisi olla turha kun se kohdistuu toimittajaan joka on sertifioitu. Ajatus siitä että meidän tilaajana tulee varmistua toimittajan prosessien suorituskyvystä on juuri sertifiointilaitoksen tehtävä, tähänhän koko sertifiointiprosessi tähtää. Tämä menettely toimittajan arvioimiseksi sisältää ajatuksen siitä, että me tilaajana opastamme toimittajaa hallinnoimaan omia prosessejaan. Mikäli toimittaja on sertifioitu, tällä periaatteessa on jo prosessien kehittäminen ja toiminnan riskienhallinta omassa agendassaan. No, kuten tiedämme, näin ei tietenkään aina ole, koska edelleen on yrityksiä jotka haluavat sertifioitua ilman todellista näkemystä siitä että sertifiointi tarkoittaa prosessien hallintakyvyn kehittämistä.
Arvioidessa toimittajaa, joka ei ole sertifioitu, tai jolla omat prosessit eivät ole kuvattuina ja täten järjestelmällisesti hallittavissa, joudumme tilaajina arvioimana ja mahdollisesti avustamaan toimitusketjumme tätä osaa. Juuri tässä tapauksessa oman yrityksemme laatuhenkilöstön on hyvä olla mukana auditointitapahtumassa antamassa omaan asiantuntemustaan toimittajan hyväksi, meidän omaksi parhaaksemme.
Riskiarviointi lähestymistapana
Oman yrityksemme tuotannon kannalta lienee kohtuullista keskittyä toimittajaa arvioitaessa siihen, missä määrin toimittajan kyky normaalituotannossa ja häiriöiden aikana kykenee vastaamaan tarpeeseemme.
Auditoinnin perustana ei tule olla tuotekehitystyö. Tätä on hyvä tehdä tarpeen mukaan, mutta foorumi on tällöin oman ja toimittajan kehitysorganisaation tilaisuudet.
Toimittaja-arvioinnissa onkin syytä keskittyä meidän yrityksemme riskienhallintaan toimitusketjun näkökulmasta. Painopiste on tällöin meidän yrityksemme asiakkaat ja se miten tämä kyseinen toimittaja kykenee täydentämään meidän toimitusvarmuuttamme.
Runsaasti toimittajia
Eräs asiakasyrityksemme tuskaili toimitusketjunsa kanssa, jossa toimittajia oli useita kymmeniä. Virtaviivaistaakseen toimitusketjua yrityksessä oli todettu järkeväksi valita vain vähäinen määrä (yleensä 1) toimittaja per toimituskokonaisuus. Määrän ollessa näin suuri syntyy vaara siitä että vain muutamaa toimittajaa koskaan arvioidaan. Kuitenkin toimittajat odottivat asiakkaaltamme toimittaja-arviointeja. Odotus johtui siitä että erityisesti pienellä toimittajalla on intressissään saada asiakassuhde tukevalle pohjalle ja päästä osoittamaan toimituskykynsä ja tätä kautta saavuttaa asiakkaamme luottamus.
Näissä tapauksissa oma yrityksemme saattaa helposti toimittaja-arvioinneissaan keskittyä jonkin oman yrityksen kriittisen prosessivaiheen toimittajan arviointiin ja jättää muut toimittajat kokonaan auditoimatta. Ajatus tällöin varmastikin on se että muu toiminta on vähemmän riskialtista ja helposti korvattavissa mikäli se tavanomainen toimittaja sakkaa. Tällä menettelyllä sopii toivoa, että olemme arvioineet oman tuotantomme pullonkaulat oikein. Muutoin saattaa tulla yllätyksenä tilanne, jossa oma tuotantomme kärsii siitä että se tavallisesti hyvään toimitusvarmuuteen kykenevä toimittaja ei yllättäen kykenekään toimittamaan ja vasta silloin havaitsemme toimitusketjun puutteen – liian myöhään.
Mikäli toimittajia on kymmeniä, on syytä vähintään tarkastella ns. bulk-toimittajan taloudellista tilannetta ja haavoittuvuutta. Jotta osaamme minimissään varautua toimittajan liiketaloudellisen toimituskyvyn häiriötilanteeseen.
Ydinvoimalaitosten menetelmä, jossa toimittaja saa vastattavakseen kysymyspatteriston (joka usein käydään yhteistilaisuudessa läpi) ei ole huono menettely toimittaja-arviointiin. Tällöin minimissään pystymme herättämään toimittajan huomaamaan omia kehityskohteitaan ja arvioimaan itse omaa toimituskykyään. Mikäli emme ”ehdi” arvioida toimittajia, voimme tällaisen patteriston avulla kohdistaa arviointikäyntejä niihin toimittajiin, joilla oli vastauksissaan meille merkittäviä epävarmuustekijöitä.
Mittaristo
Auditointimittaristo on suunniteltava etukäteen sillä näkökulmalla, että omien asiakkaidemme kokemus kyvystämme toimittaa lupaamaamme laatua täyttyy. Mittaristoa on mielestäni turha keksiä mahdollisimman kattavaksi. Parhaita tuloksia olen nähnyt rajatuilla kysymyspattereilla, jotka korreloivat oman yrityksemme lyhyen tähtäimen mittareiden parantamiseksi.
Jos siis yrityksesi toimittaja-arviointimittaristo on pysynyt samana vuodesta toiseen, voisi olla aika tarkastella mitä tuloksia tällä on saavutettu ja millä tavoin ne palvelevat 3v strategisia tavoitteitamme. Toki yleinen toimitusvarmuus on hyvä huomioida, mutta tämä on vuosien toimitussuhteen jälkeen usein jo muutoinkin kunnossa.
Auditointimenettely
Auditointimenettelyjä on joka lähtöön. Näitä opiskelleet ovat kuulleet site, desk, virtual, for-cause, jne. menetelmistä. Menettelyistä on valittava tarkoituksenmukainen sen perusteella missä määrin tuo toimittaja on meidän prosessissamme kriittinen.
Edellä jo kuvattiin sitä kuka meidän organisaatiostamme on järkevin laittaa auditoimaan toimittajaa. Kuka tahansa auditoinnin suorittaakaan, tulosten tulee ajautua koko tuotantoketjumme kehityksen välineeksi.
Auditointiaikataulua rakennettaessa ei tule sortua siihen että meillä on kriittinen prosessivaihe ja ennen sen alkua suoritamme juuri tuohon prosessiin kohdistuvia riskialttiita toimittaja-arviointeja. Tämä tietysti siinä tapauksessa että tuotantomme on jatkuvaa ja palvelemme useita asiakkaita. Tilanteessa, jossa toimitamme yhden ison kokonaisuuden (kuten vaikkapa Arabiemiraattien uudelle saarelle toimitettava hotelli) varassa, on tuollainen toimittaja-arviointi aiheellinen. Tällaisessa menetelmässä usein arvioimme aina vain samaa/samoja toimittajia.
Omien prosessien arviointi suhteessa toimittajiin
Toimittaja-arviointien kokonaisuudessaan tulee perustua siihen että oma tuotantomme kykenee luotettavasti täyttämään meidän asiakkaillemme antaman toimituslupauksen. Kun ajatus on tämä, jää toimittaja-arvioinneista turha pois. Väistämättä tämä tarkoittaa myös sitä että meidän tulee arvioida paitsi toimittajiemme tuotantokykyä, myös taloudellisia mahdollisuuksia säilyä toimitusketjumme jäsenenä.
On siis syytä ajatella myös toimittajan taloutta sekä henkilöstöä ja sen muutoksia. Asia joka ainakin meillä Suomessa on välillä ollut täysin ulkona toimittaja-auditointimenettelystä.