Ohjeistuksen kirjoittamisen kulttuuri vaihtelee yrityksissä. Tuntemani sähkö/teleasennusliikkeen toimitusjohtaja antoi asentajilleen ohjeistuksena: ”mene tuonne hoitamaan homma”, kunnes aloitti insinööriopinnot. Opintojen loppusuoralla hän hämmästeli miten nykyisin kaikki työohjeet asentajille ovat puolentoista A4 pituisia. ”Homma” hoitui edelleen, mutta huomattavasti vähäisemmällä työnjohdon puuttumisella ja jälkiselvittelyllä.
Tässä selkeällä insinöörikielellä asiat, jotka vaikuttavat hyvän ohjeistuksen laaditaan, miten se ymmärretään sekä ehdotuksia siihen millainen ohjeen on hyvä olla, jotta lukija/kuulija sen sisäistää.
Prosessi / tehtävä kokonaisuus
- jaettavissa eri tehtäviin
- tehtävä
- vaiheistettavissa töihin
- työ
- prosessin kokonaisuus josta voi ohjeen kirjoittaa
- työohje
- pienin yksikkö, harkittava tehdäänkö näin tarkkaa ohjetta
Laajuus tarkoitus rajattu
- ohje selkeä ja kattava
- vastuut
- vaiheet
- ohjeet kullekin työvaiheelle
Sisältö
- vastuuhenkilöt
- tehtävät ja vaiheet
- tapa
- vaatimukset
- kriteerit
- riskit
- kiellot ja kehotukset
Ohjeistuksen tarkoitus
- sijoittaa minut kartalle
- kuvata mitä pitää tehdä
- töiden järjestys
- tekotapa - miten, milloin riittävän hyvin
- varoittaa riskeistä
- helppo ymmärtää ja muistaa
Muoto
- kaavio
- sääntö
- jäsennelty ohje
- tsekkilista
Prosessiohje
- Roolit
- lukijan löydettävä nopeasti oma paikkansa ohjeesta
- Järjestys
- eri vaiheet oikeassa järjestyksessä
- Selkeys
- lyhyt, ei toistoja
- looginen
Vaatimukset hyvälle ohjeelle
- kertoo kuka tekee mitä ja missä vaiheessa
- ulkoasu joko houkuttelee tai torjuu
- lue minut, olen kiintoisa tai
- pistä minut pois, olen tosi tylsä
- on nopeasti löydettävä oma rooli
- prosessi päähuomiona
- kirjoitettua tekstiä minimoitava
- yksinkertainen
- tärkeät asiat kirjattu
- selkeys
- järjestys
- roolit
Ohjeistuksen tarkoitus
- luoda yhtenäinen toimintakulttuuri
- varmistaa oikea toiminta
- minimoida riskit
Tutki
- onko ohje selkeä
- tee kysymyksiä
- tee ehdotuksia
- hae vastauksia
- korjaa ohjetta
- tarkasta ja hyväksytä johdolla sekä prosessin vastaavilla
Ohjeen koulutus
- kriittinen vaihe ohjeen ja käytännön kannalta
- koulutus varmistaa ettei tapahdu ohjeen ”heitteillejättöä”
- kouluttajana henkilö joka:
- soveltuu kouluttajaksi
- osaa tehtävän
Ohjeen seuranta ja kertaus
- hyvä tarkistaa esim. auditoinnilla että ohje ”toimii”
- kertausta on hyvä suunnitella - ja toteuttaa
- tehtävän riskit esillä
- tehtävän monimutkaisuus huomioitu yksinkertaistamalla
Hyvän ohjeistuksen edut
- yhtenäinen käsitys
- ohjaus
- analysointi
- organisaatio oppivaksi