Johtamisjärjestelmästandardit ovat uudistuneet sisällöltään samankaltaisiksi. Viimeinen näistä kolmesta yleisimmästä, eli työturvallisuusjärjestelmä uudistuu ISO 45001:ksi tänä vuonna. Vuonna 2015 uudistui laatu- 9001 sekä ympäristöjärjestelmästandardi 14001.
Yksi merkittävistä ja päänvaivaa aiheuttaneista muutoksista on vaatimus: määrittele organisaation toimintaympäristö, johon kuuluvat sisäiset ja ulkoiset asiat, jotka ovat olennaisia organisaation strategian ja tarkoituksen kannalta ja jotka vaikuttavat kykyyn saavuttaa järjestelmältä halutut tulokset.
Toimintaympäristö on yhdistelmä meihin (organisaationa) vaikuttavia ulkoisia ja sisäisiä asioita, joita meidän tulee tarkkailla, joihin vaikuttaa. Toimintaamme vaikuttaa siis ryhmiä, joiden kanssa meidän tulee viisaasti viestiä saadaksemme aikaan positiivisen vaikutuksen. Ulkoiset kontaktit suuntaamme voivat olla kehittäviä tai negatiivisia. Molempia meidän tulee hallita.
Työturvallisuusjärjestelmän osalta toimintaympäristön määrittelyssä kannattaa lähteä tilanteesta, että meillä on toiminta, jonka työturvallisuusasioita haluamme hallita. Kysymme siis itseltämme:
- Miksi toteutamme työturvallisuuden johtamista?
- Mikä on haluttu lopputulos ja hyödyt?
- Mistä ja keneltä tulevat vaatimukset?
- Miten täytämme nämä vaatimukset?
- Miten viestimme meille (organisaationa) esitetyistä vaatimuksista?
- Millä voimme todeta täytämmekö vaatimustason?
- Kenelle meidän tulee viestiä vaatimustason täyttymisestä?
- Mitä jos (jonkun ryhmän meille esittämä) vaatimustaso ei täyty. Mitä tapahtuu ja miten me siihen reagoimme?
Näihin kysymyksiin vastaamalla voidaan tunnistaa ulkoiset ja sisäiset vaatimukset ja niitä esittävät ryhmät. Näitä ryhmiä voi olla esimerkiksi:
ULKOISET
- Lakeihin ja määräyksiin perustuvat vaatimukset
- Ympäröivä kulttuuri ja yleiset menettelyt
- Paikalliset toimintatavat ja tottumukset
- Alan säädökset
- Oleelliset vaikutusvaltaiset sidosryhmät
- Asiakkaiden ja markkinan asettamat vaatimukset
SISÄISET
- Organisaation hallinto ja toimintamallit
- Henkilöstön roolit ja vastuualueet
- Tuotteesta ja palvelusta saadut aiemmat kokemukset ja oppi
- Työehtoihin ja tiloihin liittyvät vaatimukset
- Toimintakulttuuri
- Konsernin toimintamallit ja vaatimusmäärittely
- Työssä käytettävä teknologia / laitteet
- Työntekijöiden työturvallisuus
Kun listaat näitä asioita kunkin sidosryhmän vaatimuksina ja tarpeena kaksisuuntaiseen viestintään, saat määritettyä ISO 45001-standardin vaatimusluettelon alun kysymyksiin vastaukset. Muista, että sidosryhmien kohdalla kannattaa tehdä priorisointia, vähintäänkin viestintämielessä. Tällöin on hyvä miettiä oman toiminnan haavoittuvuuksia ja tehdä priorisointia tuon riskianalyysin mukaisesti.