Tarjousdokumentaation kirjoittaminen, ah niin miellyttävää koska kaupantekoon mahdollisuudet, mutta niin monimutkaista jos haluaa varmasti hyvän tuloksen. Myynti- ja tarjousmateriaali saattaa olla yrityksen tärkein tuotos: erityisesti julkisissa hankinnoissa pisteytystä käytettäessä huono materiaali ei edes anna meille mahdollisuutta näyttää osaamistamme. Tarjottaessa yksityisille tarjousmateriaalilla ei aina ole samaa merkitystä, mutta edustuskelpoinen tarjousmateriaali, joka saa ostajan vakuuttuneeksi siitä että yritys hoitaa mallikkaasti myös toimituksen, on kullan arvoinen; tai ainakin eurojen.
Hyvin tuotettu tarjousmateriaali on selkeä, edustavan näköinen, tyypillisesti erottuu joukosta ja vakuuttaa tilaajan yrityksemme kyvystä toteuttaa toimitus, vaikkei meiltä olisi aiemmin tilannutkaan.
Kolme ohjetta hyvään tarjousmateriaaliin
- Fokusoi asiakkaan esittämiin vaatimuksiin
Aika moni tarjousmateriaalin kirjoittaja keskittyy tuottamassaan dokumentaatiossa siihen mitä meidän yrityksemme voi tarjota asiakkaalle. Materiaali on tällöin enempi tai vähempi proosallinen listaus meidän ratkaisumme tekniikasta ja hyödyistä asiakkaan vaatimusmäärittelyyn. Vaan mitäpä asiakas oikeasti haluaa ja tarvitsee?
Sen sijaan että fokusoidaan siihen mitä meillä on tarjolla asiakkaan suuntaan, kannattaa ennemmin fokusoitua asiakkaan ongelman ja tarpeen ratkaisuun. Oikein hyvä menettely on tuoda tarjousmateriaalin alussa esille haasteet, joita asiakkaalla on ja jota on ajateltu selätettävän. Tämä lähestymistapa tuottaa asiakkaan päässä ajatusmallin, että tässä ei olekaan kyse perinteisestä ”mitä me tarjoamme” -dokumentista, vaan dokumentaatio keskittyy asiakkaan ongelmiin ja etsii niihin ratkaisua. Ikään kuin kyseessä olisi kehitysmenetelmä.
- Toimitus ei ole avainasemassa
Kuten edellisessä kohdassa tuotiin esille, moni tarjousdokumentaation kirjoittaja keskittyy siihen mitä me voimme tilaajalle toimittaa. Tuo strategia ampuu maalista ohi siinä kohtaa mikä oikeasti ratkaisee: asiakas ei maksa toimituksesta ja tuotteista vaan siitä että saa ongelmansa hoidettua. Pätee niin tuotannon- kuin palvelutoimituksiinkin.
Käytä tarjousmateriaalia kuin se olisi alusta, jota käyttämällä tilaaja saavuttaa tavoitteet, joita on hakemassa. Huomaa, että tarjouspyyntö ei välttämättä kerro sitä minkälaiseen ongelmaan/puutteeseen tilaaja hakee ratkaisua. Tällöin kannattaa ottaa tilaajaan yhteyttä ja selvittää mikä on se perimmäinen asia, johon tällä tarjouspyynnöllä ratkaisua haetaan.
Kun olemme tarjousmateriaalissa todenneet asiakkaan ongelman, voidaan siihen kohdistaa ratkaisu / ratkaisumalleja. Näissä ei tavallisesti kannata mennä liian teknisiin yksityiskohtiin. Jos olet kontaktoinut tilaajan edustajaa ja saanut samalla selville mikä taho ratkaisee tarjouskilpailun, eli tekee päätökset, voit suhteuttaa tarjouksen teknisen kuvauksen sen mukaisesti.
Huomioi tässä se, että julkisissa tarjouskilpailuissa normaalisti ei ole mahdollisuutta tarkentaa tarjousta, eli sen täytyy olla juuri sopiva. Toki sellaisiakin julkisia tarjouskilpailumuotoja on olemassa, joissa tarkennukset ja lisäneuvottelut on mahdollisia. Yksityisen tilaajan kanssa tavallisesti voi käydä lisäneuvotteluja teknisistä yksityiskohdista.
Tämän vinkin ajatusmalli siis on keskittyä asiakkaan ongelman ratkaisuun teknisen kuvauksen sijasta. Todettakoon, että tämän vinkin toteuttaminen jokaiseen tarjouspyyntöön oikein, erottelee tarjousdokumentaation kirjoittajista jyvät ja akanat; on ehdottomasti tarjoamisen vaikein yksittäinen kokonaisuus.
- Pidä tarjous kohtuullisen mittaisena
Lyhyt tarjous on hyvä. Kun kaksi aiempaa vinkkiä tarjousdokumentaatiossasi täyttyy, on tämä vinkki käyttökelpoinen. Mikäli tarjous on pitkä (useampisivuinen), sen pitää olla varsin näyttävä ja selkeä, jotta tilaaja käy sen läpi etsien tärkeät kohdat. Ne samat kohdat jotka kilpailijan lyhyessä tarjouksessa on tiivistetty. Vähänkään pitempi tarjous pitää olla myös rakennettu niin, että ratkaisut asiakkaan ongelmaan pomppaavat tekstistä esille, mikäli niitä ei kirjoiteta ykkösvinkin mukaisesti.
Omasta kokemuksestani voin sanoa, että sama teksti järjesteltynä eri tavoin tuottaa esim. julkisessa tarjouskilpailussa erilaisia pistemääriä.
Osaava tarjousdokumentaation tekijä on kokeillut erilaisia tapoja tarjousdokumenttien työstämiseen ja havainnut mikä tapa minkäkinlaisen ongelman ratkaisuksi on toimiva. Ja jottei asia olisi liian yksinkertainen, myös tarjouspäätöksen tekijän persoona (miten hän asiaa käsittelee ja mitkä seikat vaikuttavat hänen päätökseensä) vaikuttaa siihen millainen teksti koostetaan.
Pitämällä tarjous lyhyehkönä vältytään diibadaabalta tai liian tarkoilta teknisiltä kuvauksilta niissä tapauksissa joissa niistä ei ole tarjouksessa hyötyä. Tekniikka voi olla tarvittaessa liitteenä.
Älä yritä tehdä vaikutusta omalla osaamisellasi tilaajaan esittämällä nippelintarkkaa tietämystäsi asiasta. Vakuuta asiakas siitä että kykenet antamaan ratkaisun jota tämä hakee.
Kaksi optiota tarjousmateriaalin työstämiseen
Nämä optiot eivät sovellu kaikenlaisiin tarjouksiin. Tyypillisesti näitä ei tule käyttää julkisissa tarjouspyynnöissä. Henkilökohtaisesti olen kantapään kautta opetellut sen millaisissa tarjouksissa nämä ovat käyttökelpoisia.
- Anna kolme ratkaisumallia
Asiakkaalla on usein ongelma, johon on enemmän kuin yksi mahdollinen ratkaisuvaihtoehto. Tarjouspyynnöstä tai tilaajan kanssa etukäteen keskustellen saat selville onko asiakas täysin varma siitä millainen ratkaisu hänelle parhaiten soveltuu. Julkisissa tarjouspyynnöissäkin on monesti kyselyjä ratkaisumalleista, selonottoneuvotteluja. Näissä kannattaa olla mukana sillä alalla johon yrityksellämme on ratkaisumalli olemassa. Olemalla mukana vaihtoehtoja tutkittaessa voimme parhaassa tapauksessa ohjata tilaajaa meidän ratkaisujemme suuntaan. Tällöinkään ei tule tarjota tilaajalle meidän ratkaisumalliamme parhaana vaihtoehtona, vaan kerrata asiakkaalle millaisia ongelmia tällä on ja antaa hänen itse oivaltaa, että kas, tällä firmallahan on juuri minun ongelmaani ratkaisu. Vaatii sitä kuuluisaa pelisilmää.
Jos on mahdollista, anna kolme ratkaisuvaihtoehtoa, joista asiakas valitsee sopivimman. Ensimmäinen ja kallein vaihtoehto on laajin, joka paitsi ratkaisee sen mitä asiakas on hakemassa, myös ratkoo muita tai tulevia ongelmatilanteita. Tätä ratkaisua voidaan perustella myös asiakkaan prosessin kehitystoimena ja varautumisena tulevaan. Huom, ei varauduta kalliilla johonkin mahdolliseen tulevaisuuteen vaan ratkaisumalli kehittää muitakin tilaajafirman toimintoja.
Esimerkiksi omalla alallani laatu- ja johtamisjärjestelmiä rakentaessa tarjoan järjestelmäalustaa dokumentaation mukana kohtuulliseen hintaan. Järjestelmä on laajannettavissa projektinhallintajärjestelmäksi ja myös projektitoimitusten talouslukujen ja kriittisten tehtävien hallintajärjestelmäksi…
Huomioi myös, että osa ratkaisuoptioista voi olla yhteistyökumppanisi toimittamia.
Antamalla enemmän kuin yhden ratkaisumallin, erotut kilpailijoista siinä että tilaaja katsoo mitä muut tarjoajat vaihtoehdoksi antavat. Mikäli meillä on enemmän kuin yksi ratkaisumalli, olet mukana tarjouskilpailussa ikään kuin useammalla tarjouksella. Tällöin asiakkaalle tulee se hyvä tunne että hänellä on pöydällä erilaisia vaihtoehtoja joista voi valita parhaan oman näkemyksensä mukaisesti. Koska hintakin vaikuttaa päätökseen, ratkaisumalliesi tulee olla eri hintaisia.
- Tee tarjouksesta tilauksen tapainen
Tilaajasta ja toimituksen hinnasta sekä aikataulusta riippuen voi olla viisasta työstää materiaali tarjouksen muotoon. Itse kun sain ensimmäisen tällaisen, olin hyvin hämmästynyt ja ajattelin että vau, miten fiksu idea. Kokeiltuani tätä menettelyä itsekin, tuli huomattua, että on tietynlaisia tarjouksia, joihin tämä soveltuu. Niihin ei voi sanoa suoraa suositusta, mutta nuo tämän kappaleen kolme ensimmäistä asiaa ovat ratkaisevia.
Ideana tässä on se, että asiakkaalle tehdään mahdollisimman helpoksi toteuttaa kauppa kanssamme.
Usein toimiva tapa on tehdä tarjous sellaiseksi, johon sopimusta varten vain lisätään sopimusteknisesti merkittävät asiat (kuten allekirjoitukset) ja mahdollisesti tarkennetaan teknistä osuutta. Tällöin dokumentti on asiakkaalle jo entuudestaan tuttu ja hän on siitä tykännyt, koska on nyt jo tilaamassa. Asiakkaalle tulee tunne että kanssamme on helppo päästä yhteisymmärrykseen.