Työ- ja erityisesti auditointiurallani olen nähnyt monenlaisia yrityksen sisäisiä auditointeja. Osa yrityksistä suorittaa näitä täyttääkseen sertifikaatin vaatimustason, osa on asian suhteen enemmän tai vähemmän tosissaan. Vastaan on tullut myös yrityksiä, joissa johto näkee sisäiset auditoinnit hyvänä kanavana tuoda esiin johdon näkemystä ja vahvistaa yrityksen valitsemaa suuntaa ja strategiaa.
Kokemukseni perusteella suosittelen yrityksiä, joilla on kehittämistavoitteita, olemaan suuremmin Photoshoppaamatta sisäisen auditoinnin tuotosta. Sen sijaan auditointi kannattaa toteuttaa niin, että auditoijalle informoidaan vuosittain johdon tavoitteet sisäisen auditoinnin suhteen. Nämä tavoitteet mielessään auditoija toteuttaa toiminnan tarkastelun haastaen samalla auditoinnin kohdetta (esimerkiksi tuotantoprosessia) miettimään mitä johdon tavoitteet tarkoittavat tälle prosessille ja millä tavoin sitä voisi mahdollisesti uudistaa yritysjohdon tavoitteiden saavuttamiseksi. Huomaathan: sisäisen auditoinnin kohde ei ole henkilö, vaan prosessi!
Mikäli auditointi tuo esiin prosessissa parannettavia yksityiskohtia, on auditointi onnistunut. Auditoinnin tehtävä on ohjata yrityksen prosesseja johdon tavoitteiden ja riskienhallinnan kannalta oikeaan suuntaan.
Onnistunut sisäinen auditointi varmistetaan miettimällä etukäteen näitä toimintoja:
- Auditoijan koulutus
- Auditointia varten on hyvä kouluttautua niin että pystyy havainnoimaan prosessin kriittisiä kohtia sekä prosessissa piileviä riskejä
- Auditoijan tulee saada johdolta briiffaus juuri nyt käsilläolevista tavoitteista. Näitä tulee soveltaa sisäisen auditoinnin havainnoissa ja henkilöstön kanssa prosessia läpikäytäessä
- Aihe
- Koosta johdon kanssa käymäsi neuvonpidon jälkeen auditointisuunnitelma
- Tässä suunnitelmassa tulee näkyä johdon pitkän ja lyhyen aikavälin tavoiteasetanta
- Aikataulutus
- Aikatauluta sisäiset auditoinnit niin, että prosessin tuotanto sopii auditointisuunnitelmaasi
- Huomioi aikataulussa prosessin henkilöstön kiireet
- Informoi
- Auditoitavan prosessin henkilöstöä tulee informoida etukäteen paitsi auditoinnin ajankohdasta, myös auditointisuunnitelmasta
- Jotkut käyttävät etukäteen lähetettävää infopakettia, tämän mielekkyys riippuu siitä kuinka usein prosessi tulee sisäisen auditoinnin piiriin
- Auditoinnin ei alkuunkaan tarvitse koskea koko prosessin henkilöstöä, mutta kaikkien on hyvä tietää auditoinnista ja sen tavoitteista
- Tutustu edellisiin auditointiraportteihin
- Aiemmat auditointiraportit ja korjaavien toimenpiteiden korjausten tehokkuus antavat hyvää osviittaa prosessin henkilöstön ongelmanratkaisukyvystä ja paneutumisesta prosessin kehittämiseksi
- Vaikka henkilöstö olisikin tosissaan prosessin kehittämisen suhteen, mutta silti aiemmin korjaavissa toimissa on ollut haasteita, valmistaudu antamaan asiantuntemustasi prosessinäkökulmasta ongelmien ratkaisemiseksi
- Alkupalaveri
- Auditoinnissa on hyvä pitää lyhyt alkupalaveri, jossa käydään läpi auditoinnin tavoitteet ja varmistetaan henkilöstön ajankäyttö
- Esittele itsesi ja tavoitteet, sekä johdon näkemys
- Henkilöille jotka aiemmin eivät ole osallistuneet sisäisiin auditointeihin, kerrotaan lyhyesti mistä asiassa on kysymys ja tuodaan samalla esiin johdon osuus auditoinnin luonteesta
- Auditointi
- Haastateltavia henkilöitä ei grillata!
- Auditoija johdattelee keskustelua niin että auditoinnin tavoitteiden kannalta merkittävät seikat tulevat käsitellyiksi
- Parempi olla käyttämättä tsekkilistoja tyyliin: ”no niin, näytätkö seuraavaksi….”
- Hyvä sisäinen auditoija keskustelee, kuuntelee ja esittää huomioita; johdon asettamat tavoitteet kaiken aikaa mielessään
- Tee muistiinpanoja heti tai välittömästi auditointitapahtuman jälkeen
- Huomioi erityisesti ristiriitaisuudet, niissä piilee potentiaalisia ongelmakohtia mikäli prosessissa tapahtuu odottamattomia
- Tuo jo auditointihetkessä esille prosessin poikkeamat, keskustele näistä auditoitavien kanssa
- Kysy auditoitavalta miten hän itse korjaisi poikkeaman
- Raportti
- Laadi auditointiraportti, jossa neutraalisti kerrotaan auditoinnista ja sen havainnoista
- Poikkeamaraportti kirjoitetaan jotta prosessia voi parantaa
- Tuo esille positiivisia havaintoja
- Informoi auditoinnin tuloksesta auditoinnin kohdetta, johtoa ja tahoja, joiden panosta tarvitaan poikkeamien tahi havaintojen hoitamiseksi
Muinaisella vuosituhannella joidenkin sertifiointilaitosten auditoijat orjallisesti vaativat sisäisiä auditointeja suoritettavaksi kaikissa niissä kohteissa, jotka otetaan sertifiointiauditoiteihin mukaan. Itse en ole tästä ollut koskaan innostunut. Mielestäni auditointi on otos toiminnan tilasta ja voidaan ottaa käytännössä mistä tahansa paikasta tai prosessin osasta, jolla pystytään toteamaan prosessin toimivuus. Erityisesti vuoden 2015 ISO 9001 kiinnittää huomiota riskienhallintaan, mikä sen parempi kuin riskien tutkiminen ja näistä tiedottaminen niin että kukin organisaation osa voi itse miettiä prosessinsa parantamista. Tarkoituksella tehtyä sisäistä etukäteisauditointia, jonka tavoitteena on ainoastaan valmistautua ulkoiseen auditointiin, voidaan pitää Photoshoppaamisena.
Yritysjohdon tavoitteiden kannalta osaava auditoija jakaa yritysjohdon näkemystä kentällä ja on yksi osa informaatiovirtaa josta yritysjohto näkee miten tehdyt ratkaisut vaikuttavat firman asemaan markkinoilla, riskien hallittavuuteen sekä taloudelliseen menestykseen.